MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

A. PENDAHULUAN

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

            Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut.

            Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.

B. PEMBAHASAN

1. Berbagai Pandangan Tentang IRM

Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas. IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan dan manajemen.

Definisi

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi :

Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

2. Informasi Sebagai Sumber Strategis

Informasi sebagai sumber strategis

Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :  Informasi yang menerangkan kebutuhan produk, Informasi yang menerangkan penggunaan produk,  Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :

·         Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen

·         Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya

·         Pentingnya efisiensi operasi internal

IOS (Interorganizational Information System)

·         IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan

·         IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)

·         Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.

·         Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM

·         Tugas CIO :

1.      Mempelajari bisnis & teknologinya

2.      Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen

3.      Fokus memperbaiki proses bisnis dasar

4.      Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis

5.      Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

Jika informasi akan digunakan sebagai untuk mendapatkan keuntungan kompetitif.ada tiga tahap yaitu :

1. ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS

Yaitu perencanaan sumber informasi yang pertama dilakukan oleh manjer dari unit pelayanaan informasi.

2. ERA SPIR AWAL

Yaitu melakukan pedekataan atau cara top-down terhadap perencanaan dengan menyari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi.

3. ERA MODERN

Yaitu mengunakan sumber –sumber informasinya,namun status sumber-sumber tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

3. Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.

Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.

Perencanaan yang digunakan Top Down :

Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

·         Pendekatan-pendekatan Top Down :

1.      BSP IBM (Business System Planning)

Pendekatan studi total Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2.      CSF (Critical Success Factor)

Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

3.      Transformasi susunan strategis

            Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem. Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

 4. Manajemen dan Strategi End User Computing

            Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

C. KESIMPULAN

            CBIS biasanya ditugaskan kepada manajer agar memudahkan dalam melaksanakan tugasnya. Perkembangan CBIS manajer dapat merencanakan siklus hidup dan mengatur para special dalam bidang informasi. Dan IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas.

            Untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer pedekataan atau cara top-down terhadap perencanaan dengan menyari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi.

KEAMANAN DAN KONTROL SISTEM INFORMASI

A.  PENDAHULUAN

Pengendalian yang dimaksud dalam makalah ini adalah sejauh mana pengendalian aplikasi mempunyai peran dalam mencegah dan mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan . Sebuah pengendalian dikatakan berhasil ketika kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir.
Betapa pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat , tidak boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang berkualitas dan berguna bagi pemakainya. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya.
Pendekatan sistem adalah suatu prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan informasi.

B.PEMBAHASAN

   

 A. PENTINGNYA KONTROL

·         untuk memastikan bahwa CBIS telah diimplementasikan seperti yang direncanakan, system beroperasi seperti yang dikehendaki, dan operasi tetap dalam keadaan aman dari penyalahgunaan atau gangguan.

·         untuk memberi dukungan kepada manajer dalam
mengontrol area operasinya

B.  TUGAS KONTROL CBIS

Mencakup semua fase siklus hidup, selama siklus hidup dibagi menjadi kontrol-kontrol yang berhubungan dengan pengembangan sistem, desain dan operasi.

·         Metode Untuk Mendapatkan dan Memelihara Kontrol CBIS.

1.      Manajemen dapat melakukan kontrol langsung

2.      Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO.

3.      Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya melalui pihak ketiga

·         AREA PENGONTROLAN CBIS

·         KONTROL PROSES PENGEMBANGAN

Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana harus menjalani tahapan/fase yang antara lain :

·         Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala

·         Fase Analisis & Disain> Mengidentifikasi kebutuhan informasi

> Menentukan kriteria penampilan

> Menyusun disain dan standar operasi CBIS

·         Fase Implementasi> Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima

> Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan

> Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS

·         Fase Operasi & Kontrol> Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC

> Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

Yang termasuk dalam kontrol proses pengembangan, yaitu :

1.      Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS

2.      Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS

3.      Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.

4.      Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS

5.      Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima

6.      Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.

7.      Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.

·         KONTROL DESAIN SISTEM

·         Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.

·         Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

·         Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :

I. Permulaan Transaksi (Transaction Origination)

·         Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi :

1.      Permulaan Dokumentasi Sumber > Perancangan dokumentasi

> Pemerolehan dokumentasi

> Kepastian keamanan dokumen

2.      Kewenangan > Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa

3.      Pembuatan Input Komputer > Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses

4.      Penanganan Kesalahan > Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry

5.      Penyimpanan Dokumen Sumber > Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi
bagaimana dapat dikeluarkan

II. Entri Transaksi

·         Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :

1.      Entri Data
> Kontrol dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan inputnya sendiri. Dapat dilakukan dengan proses offline/online

2.      Verifikasi Data 
> Key Verification (Verifikasi Pemasukan)
Data dimasukkan ke sistem sebanyak 2 kali
> Sight Verification (Verifikasi Penglihatan)
Melihat pada layar sebelum memasukkan data ke system

3.      Penanganan Kesalahan
> Merotasi record yang telah dideteksi ke permulaan transaksi untuk pengoreksian

4.      Penyeimbangan Batch 
> Mengakumulasikan total setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang sama yang dibuat selama permulaan transaksi

III. Komunikasi Data

·         Tanggungjawab manajer jaringan dengan menggabungkan ukuran keamanan ke dalam sistem dan memonitor penampilan untuk memastikan keamanan telah dilakukan dgn baik

·         Komputer yang ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :

1.      Kontrol Pengiriman Data

2.      Kontrol Channel Komunikasi

3.      Kontrol Penerimaan Pesan

4.      Rencana Pengamanan Datacom Secara Keseluruhan

IV. Pemrosesan Komputer

·         Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :

1.      Penanganan Data

2.      Penanganan Kesalahan

3.      Database dan Perpustakaan Software

·         Sebagian besar kontrol database dapat diperoleh melalui penggunaan Sistem Manajemen Database (Database Management System/DBMS)

·         Tingkat keamanan dalam DBMS terdiri dari :

1.      Kata kunci (Password)

2.      Direktori pemakai (User Directory)

3.      Direktori elemen data (Field Directory)

4.      Enkripsi (Encryption)

V. Output Komputer

·         Komponen subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk (output) kepada pemakai (user). Yang termasuk dalam area ini adalah :

1.      Distribusi
Kontrol pada distribusi laporan berusaha untuk memastikan ketepatan orang yang menerima output.

2.      Penyeimbangan Departemen Pemakai
Bila departemen pemakai menerima output dari komputer, maka keseluruhan kontrol dari output dibandingkan dengan total yang sama yang telah ditetapkan pada waktu pertama kali data input dibuat.

3.      Penanganan Kesalahan 

Kelompok kontrol tertentu dapat ditetapkan didalam area pemakai dengan menjalankan prosedur formal untuk mengoreksi kesalahan.

4.      Penyimpangan Record
Tujuan komponen kontrol yang terakhir ini adalah untuk memelihara keamanan yang tepat terhadap output komputer dan untuk mengontrol penyelesaian yang sia-sia.

5.      Penyeimbangan Operasi Komputer
Kontrol ini memungkinkan pelayanan informasi untuk memverifikasi bahwa semua batch dan transaksi yang diterima dari departemen pemakai telah diproses.

·         KONTROL TERHADAP PENGOPERASIAN SISTEM

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan.
Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area :

1.      Struktur organisasional 
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

2.      Kontrol perpustakaan 

Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3.      Pemeliharaan Peralatan 

Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal.

4.      Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas.

Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.

5.      Perencanaan disaster

·         Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan

·         Rencana Backup

Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.

·         Rencana Record Penting

Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.

·         Rencana Recovery

Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi da pasokan-pasokan.

C. KESIMPULAN

Keamanan adalah proteksi/perlindungan sumber-sumber fisik dan konseptual dari bahaya alam dan manusia.6 cara untuk menembus keamanan data dan Informasi yaitu ACCIDENTAL & INTERNATIONAL yang masing-masing terdiri dari modification, destruction & dislosure. Pengendalian Sistem Informasi yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.  Tujuan pengontrolan adalah untuk memastikan bahwa CBIS telah diimplementasikan seperti yang direncanakan, system beroperasi seperti yang dikehendaki, dan operasi tetap dalam keadaan aman dari penyalahgunaan atau gangguan Properti Sistem Yang Memberikan Keamanan.